Anchor Day und kein Arbeitsplatz frei? – MBA-Praxisprojekt: Buchungs-App für Arbeitsplätze

Durch Homeoffice, Urlaub, Krankheit oder mobile Arbeitsformen variiert die Auslastung der Arbeitsplätze deutlich. Strategien für Flächenmanagement sind gefragt.

Hier setzte das digitale Praxisprojekt unserer Studierenden der berufsbegleitenden MBA-Studiengänge Business Innovation Management und Digital & IT Management an. MBA-Student Philipp Ströbele ist Leiter der IT einer Genossenschaftsbank – der Volksbank Ulm-Biberach eG. Er sah die Möglichkeit, mit einer digitalen Lösung für mehr Transparenz in der Büroauslastung und Verfügbarkeit des Equipments zu sorgen.

Nach Rücksprache mit seinem Arbeitgeber brachte er diese reale Aufgabenstellung in das Modul Digital Business Project als Praxisprojekt ein und gewann seine Mitstudierenden Sung-Ah Noh, Carl Broy, Patrick Brukner und Lukas Langenstein.

Ziel der App war eine bedarfsgerechte und dynamische Nutzung von Arbeitsplätzen je nach tatsächlicher Anwesenheit der Mitarbeitenden zu erreichen und Nutzungskonflikte sowie zusätzlichen Abstimmungsaufwand zu vermeiden. Das Ganze sollte natürlich auch von einem Kommunikationskonzept begleitet werden, das die Bedarfe der User berücksichtigt.

Das kleine Team begann im März mit der Ausarbeitung des Projekts, stimmte sich mit der Bereichsleitung und dem Betriebsrat ab und arbeitete mit drei IT-Fachkräften und der Unternehmenskommunikation zusammen. Circa 125 Stunden investierten sie insgesamt in das Projekt und wurden dabei von Dozent Stefan Matthäs begleitet.

Eine Befragung der Mitarbeitenden und Interviews von Führungskräften gaben Aufschluss über die Anforderungen der App. Nach Erstellung der App führte das Team einen Pilotbetrieb mit 10 Nutzern durch. Sie wendeten verschiedene Tools wie OpenProject und Methoden wie SMART und MVP Scope in der Analyse an. Ihr Ergebnis: buchen, sehen, stornieren in Echtzeit waren die Kernanforderungen.

Entsprechend entschied sich die Gruppe für eine eindeutige Gestaltung mit Farblegende, Skalierung auf alle Endgeräte und automatische Aktualisierung zur Anzeige der Verfügbarkeit von Räumen in Echtzeit.

In der Analyse sahen die Studierenden einen großen Nutzen für eine fundierte Make-or-Buy-Entscheidung dank Anforderungskatalog. Auch die Berücksichtigung von Compliance und Sicherheit in der technischen Integration der App war ein wichtiger Aspekt.

Das Team hob nach der Abschlusspräsentation im Juli den Lerneffekt hervor und war sichtlich erleichtert. Es bleibt jedoch spannend, ob die App tatsächlich ausgerollt wird.

Vielen Dank an dieser Stelle an die Volksbank Ulm-Biberach eG für die Unterstützung bei diesem Praxisprojekt.